6 ทริคจัดเก็บเอกสารสำคัญ ให้หาได้ง่าย ไม่ยุ่งเหยิง
เคยเป็นกันไหมจะหาเอกสารแต่ละอย่าง เช่น ทะเบียนบ้าน ใบกำกับภาษี เล่มทะเบียนรถยนต์ เอกสารประกันชีวิต นี่แค่ตัวอย่างของเอกสารสำคัญที่ชอบหายทุกครั้งที่เราต้องการใช้งาน นั่นเป็นเพราะการจัดเก็บที่ไม่เป็นระเบียบ วางซ้อน ๆ กันจนยุ่งเหยิง
วันนี้ Klearbaan มีวิธีเก็บเอกสารสำคัญ ด้วยหลักการง่าย ๆ ดังนี้
เริ่มจากการหาแฟ้มเอกสารหรือกล่องที่สามารถบรรจุเอกสารต่าง ๆได้ โดยแยกเป็นหมวดหมู่ มีทั้งหมด 6 หมวด เพื่อให้การจัดเก็บง่ายและหาเอกสารอะไรก็เจอ
1.กล่องการคัดทิ้งเอกสารไม่สำคัญ สำหรับกล่องแรกนี้ให้เตรียมถุงขยะให้พร้อม เพราะต้องคัดเอกสารที่ไม่สำคัญทิ้งไปก่อน เพื่อให้บ้านไม่รกและมีพื้นที่เหลือไว้จัดเก็บเอกสารอย่างอื่น เช่น ใบเสร็จรับเงินจากร้านสะดวกซื้อที่ผ่านมาแล้วเป็นเวลาหลายเดือน ใบแจ้งหนี้ที่ผ่านมาแล้วเกิน 5 ปี และจำพวกคูปองต่าง ๆ ที่หมดอายุไปแล้ว ซึ่งเอกสารเหล่านี้ไม่จำเป็น ให้นำมาใส่ถุงขยะเตรียมทิ้ง แต่ก่อนจะทิ้งควรดูเอกสารที่จะนำทิ้ง มีข้อมูลส่วนตัวอยู่หรือไม่ หากมีให้ฉีกก่อนแล้วค่อยทิ้ง เพื่อป้องกันมิจฉาชีพ
2.กล่องเอกสารต้องใช้ในปัจจุบัน สำหรับกล่องนี้เป็นเอกสารที่จำเป็นจะต้องใช้ในปัจจุบัน อาจจะเป็นเอกสารการประชุม หรือชีทบทเรียนของนักเรียน นักศึกษาและประเภทเอกสารสัญญา ที่จะต้องใช้ในการทำธุรกรรมต่าง ๆ ที่แพลนไว้
3.กล่องเอกสารต้องเก็บรายปี สำหรับกล่องนี้ให้เตรียมซองใสไว้อีกอย่างหนึ่งเพื่อให้หาง่าย ๆ เพิ่มขึ้นไปอีก เช่น เอกสารที่จะต้องใช้เสียภาษี ใบกำกับภาษี ภาษีรถยนต์ ใบรับประกันสินค้า โดยแยกแต่ละอย่างใส่ซองใสไว้แล้วเขียนแปะที่หน้าซองและเรียงวันหมดอายุไว้ด้านหน้าสุด
4.กล่องเอกสารสำคัญต้องเก็บไว้ตลอดไป สำหรับกล่องนี้จะเป็นประเภทเอกสารใบสำคัญต่าง ๆ เช่น ทะเบียนบ้าน เล่มทะเบียนรถ ใบสมรส สำเนาบัตรประชน ใบแจ้งเกิด ใบสำคัญเปลี่ยนชื่อ หรือกรมธรรม์ต่าง ๆ ที่มีอายุหลายปีกว่าจะครบกำหนด และประเภทคู่การใช้เครื่องไฟฟ้าต่าง ๆ ที่มีอายุการใช้งานแบบยาว ๆ หลายปี เผื่อไว้เวลาเสียอาจจะซ่อมได้เองตามคู่มือ
5.กล่องเอกสารเข้าใหม่ทุกเดือน เช่น ใบแจ้งค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าบัตรเครดิต แต่ปัจจุบันใบแจ้งค่าใช้จ่ายต่าง ๆ จะส่งทางอิเล็กทรอนิกส์หมดแล้ว อย่างไรก็ตามหากยังมีส่งเป็นเอกสารอยู่ให้จัดเก็บไว้ในหมวดนี้
6.กล่องเอกสารรอคัดแยก สำหรับกล่องนี้จะคล้าย ๆ กล่องแรก ที่คัดทิ้งเอกสารที่ไม่จำเป็นออก แต่จะแตกต่างกันที่จะเป็นเอกสารที่ส่งเข้ามาทุกเดือน เพื่อให้รอเคลียร์ในทุก ๆ 3 เดือน หากครบกำหนดแล้วมาดูกันว่า ยังมีเอกสารในกล่องนี้ที่ยังจำเป็นอยู่อีกหรือไม่ หากจำเป็น ให้นำไปใส่ในกล่องข้างต้นดูว่า จะเหมาะจัดเก็บไว้กล่องไหน
ลองนำไปทำตามกันดูนะคะ จัดเก็บตามกล่องแล้วเขียนกำกับไว้หน้ากล่องว่าเป็นกล่องจัดเก็บอะไร เพียงเท่านี้เอกสารสำคัญต่าง ๆ ก็หาง่าย ไม่ต้องปวดหัวอีกต่อไป
เรื่องโดย Chidapa Chaisawad
ภาพ Canva
